17 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Отчетные документы при сдаче квартиры посуточно

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

Моя работа тесно связана с командировочными поездками. Обычно я останавливаюсь в гостинице, но тут решила пожить в более комфортных условиях – снять квартиру посуточно. На основании этого возникает вопрос, какие отчетные документы мне нужно получить? Я разобралась с данным вопросом и решила поделиться информацией с вами. В заметке я отвечу на следующие вопросы:

  • Общие понятия;
  • Основные отчетные документы;
  • Аренда у физического лица:
  • Аренда через компанию;
  • Преимущества аренды квартиры.

Общие понятия

Командировочные поездки от организаций – это важная часть многих видов трудовой деятельности. Они могут организовываться с разными целями:

  1. Оформление договоров.
  2. Приобретение продукции и оборудования.
  3. Обучение и повышение квалификации.

Любая деловая поездка от предприятия или от компании сопровождается оформлением специальных отчетных документов.

В процессе отправки сотрудника в стандартную командировку, ему выплачивается определенная сумма. Размер выплаты зависит от получаемого в организации среднего заработка. Одновременно с этим производится компенсация всех понесенных в период поездки трат.

Чтобы сумма была компенсирована полностью, сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.

Вопрос о компенсации понесенных расходов регулируется требованиями современного трудового кодекса. Здесь прописаны все гарантии, которые предоставляются сотруднику:

  1. Сохранение места работы.
  2. Полное сохранение занимаемой должности и получаемой з/п.
  3. Непосредственно сама компенсация проведенных документально трат.

Если сотруднику не предоставляется хотя бы одна из перечисленных гарантий, можно смело судить о нарушении правил установленного ТК. С данным замечанием нужно обратиться к начальству. При отсутствии положительного результата следует действовать через серьезные государственные структуры, суд, в том числе.

Основные отчетные документы

Данные документы разделяется на две основные категории:

  • Подтверждающие проезд;
  • Подтверждающие проживание.

К первой категории относятся все возможные проездные билеты и посадочные талоны. Что касается документов, посредством которых можно подтвердить факт проживания в квартире, то здесь подойдут такие бумаги и справки, как:

  • Договор краткосрочного найма помещения;
  • Акт приема-передачи квартиры;
  • Кассовый чек;
  • Акт по оказанию услуги;
  • Приходные кассовый ордер;
  • Квитанция БСО.

На основании данных документов человеку по приезду оплачивают понесенные траты, связанные с обеспечением места проживания.

Аренда у физического лица

Если квартиру в аренду предоставляет частное лицо, он не сможет оформить кассовый чек. При возникновении подобной ситуации нужно проследить за тем, чтобы в соглашении краткосрочного найма присутствовала отдельная строка, в которой прописывается сумма за проживание и время аренды.

Оформлен должен быть именно договор НАЙМА, а не АРЕНДЫ.

В подобной ситуации – это максимально правильное с юридической точки зрения решение. Благодаря наличию на руках договора найма в процессе сдачи отчетности к работнику не возникнет никаких вопросов. Более того, у самой организации не появится проблем, когда она будет подбивать итоги и отчитываться в налоговой.

По причине важности договора найма стоит рассмотреть более подробно особенности данного документа. Соглашение по найму – это официальный договор, который заключается между собственником помещения и человеком, которые снимает квартиру. Здесь прописываются не только данные по жилью — мебель, техника и посуда. Обозначается срок аренды и стоимость.

В процессе передачи наличных средств в качестве оплаты за проживание, с получателя нужно запросить расписку о получении денежных средств. Если осуществляется перевод с карты на карту, в мобильном приложении автоматически сохраняется квитанция по оплате. Она будет служить официальным основанием и подтверждением того, что в деловой поездке сотрудник понес определенные траты на посуточную аренду квартиры.

Аренда через компанию

Несмотря на простоту схемы аренды жилья у частного лица, с оформлением и получением отчетных документов нередко возникают проблемы. Масса владельцев жилья ведут подобный бизнес без оформления, деятельность в налоговой организации не регистрируется. Соответственно нужных документов здесь просто невозможно взять. Придется потратить время и нервы на их получение, а данных ресурсов в командировке просто нет.

Чтобы избежать подобных неприятностей, квартиру для посуточной аренды стоит искать через специальную компанию. В этом случае можно быть уверенным в том, что в процессе проживания и после выезда будут получены необходимые документы. Оформлены они будут максимально грамотно и позволят получить положенную денежную компенсацию по понесенным в командировке тратам.

Наряду с оформлением необходимых документов, сотрудничество с компанией обеспечивает следующие преимущества:

  1. Возможность выбора подходящего района.
  2. Аренда квартиры, которая расположена рядом с офисом филиала или головного офиса.
  3. Если в командировку поехала группа, можно подобрать несколько квартир, расположенных рядом друг с другом.

Проживание у родственников

Если сотрудник едет в город, где у него живут родственники, и он пожелает остановиться у них, в качестве подтверждающего документа могут быть использованы такие бумаги, как служебная записка или специальное удостоверение. Здесь должны присутствовать такие данные, как срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

Форма подтверждения в подобном случае не регламентирована!

Преимущества аренды квартиры

Вопрос, связанный с оформлением отчетных документов, при посуточной аренде квартиры, считается важным и все более популярным. Главной положительной характеристикой является не только возможность получения необходимых документов, но много иных важных факторов.

В настоящее время выбор квартиры осуществляют не только сотрудники, но начальство. Причина в элементарной дешевизне аренды. Сниженная стоимость основана на отсутствии необходимости оплачивать услуги третьих лиц.

Гостиничные номера могут отнимать существенную часть бюджета компании. Что особенно ярко проявляется при необходимости отправлять сотрудников в длительные командировки. Говоря об экономии нельзя не отметить, что это прямая возможность сэкономить на питании. Не придется посещать рестораны. Можно готовить пищу самостоятельно.

Читать еще:  Патент на квартиру

Кроме того, вариант с посуточной арендой жилья обеспечивает большую комфортабельность. Человек, который находится в командировке, может выбрать максимально удобное для него жилье. Если обратиться в специализированные компании, можно получить квартиру с такими преимуществами, как:

  • Свежий ремонт;
  • Новая современная мебель;
  • Установленные стеклопакеты;
  • Оснащение бытовой техникой;
  • Наличие большого ЖК телевизора.

В каждой такой арендованной квартире присутствует кухня, оснащенная необходимой техникой и иными приспособлениями. Для людей, которые желают в командировке чувствовать себя, как дома, посуточная или долговременная квартира является идеальным вариантом.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно. Каждой крупная фирма имеет, дочерни организации в регионах, а также компаньонов в другой местности. Вот и возникает потребность в отправке сотрудников компании, как в краткосрочные, так и в долгосрочные командировки. Но специалисту, во время поездки, нужно, где-то жить, чем-то питаться. Не заниматься же благотворительностью и не оплачивать расходы по командировке из своего кармана. Для таких целей любая организация оплачивает командировочные расходы.

Для того чтобы бухгалтер фирмы был уверен в достоверности растрат, командировочный обязан предоставить отчетные документы, в том числе и за проживание в отелях, гостиницах, частных квартирах. Это является неотъемлемой частью документооборота.

Уважаемые читатели! Наши статьи рассказывают о способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 555-93-50. Это быстро и бесплатно!

Существуют категории работников, которых, в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, ни в коем случае нельзя отправлять в командировку. К ним относятся:

  1. Сотрудники – ученики, если поездка нарушает процесс обучения. Данный факт регулируется статьей 203 ТК РФ;
  2. Женщин, находящихся в интересном положении, что предусматривается статьей 259 Трудового кодекса Российской Федерации;
  3. В соответствии со статьей 268 ТК РФ, несовершеннолетне работники, в случае, если они не относятся к спортсменам, актерам, музыкантам и тому подобное.

Также существует разновидность рабочих, которых, работодатель не имеет права отправлять в рабочую поездку без их письменного согласия. Это женщины, имеющие малолетних детей, одинокие родители опекунов ребенка, не достигшего пятилетнего возраста (согласно ст.264 ТК РФ), ребенка – инвалида, работники, которые ухаживают за больными родственниками (в соответствии со ст.259 ТК РФ).

Определившись с работником, отправляемым в командировку необходимо собрать соответствующий пакет документов:

  1. Поручение руководителя на оформлении рабочей поездки, то есть приказ о командировке;
  2. Служебную записку, на компенсацию средств, связанных с затратой обеспечения собственного автомобиля работника;
  3. Так же предоставляется бланк авансового отчета, и табеля учета времени. Их, в последующем заполнит командировочный.

Прибыв на место, работник должен куда-либо заселиться. Остро встает вопрос о поиске такого места проживания, где могут предоставить соответствующий документ, подтверждающий пребывание командировочного. Существует несколько вариантов, гостиничный номер, служебная квартира, частное жилье, ну и как вариант, проживание у родственников.

Все гостиницы, в соответствии с Постановлением Правительства №359 от 06 мая 2008 года, могут выдавать документы, подтверждающие проживание гостя, в свободной от законодательства форме. Документального подтверждения проживания в служебной квартире не требуется, так как она уже стоит на балансе предприятия. Ну, а расходы на пребывание у родных не компенсировать, так как документов о затратах нет.

Отдельно рассматривается способ пребывания, посредством аренды квартиры, комнаты. Со стороны работника, это очень выгодно, так как можно сэкономить на питании, посредством приготовлении пищи на арендуемой кухне. Да и стоимость гораздо дешевле, чем в гостинице. Отчетными документами за проживание в квартире посуточно могут выступать как договор аренды, так и простая расписка арендодателя. Дополнительным документом может выступать краткосрочный договор съема жилого помещения.

Может сложиться такая ситуация, при которой командировочный не может получить ни чеков, ни квитанций об оплате проживания. Такую спорную ситуацию можно решить в пользу физического лица. Специалист пребывал в командировке определенное время, и, волей не волей ему необходимо, где-то жить. В этом случае руководитель может выплатить небольшую компенсацию, которая чаще всего может быть меньше фактических затрат. Но это лучше, чем безвозмездно потратить свои деньги.

Так же, если у организации нет расходных документов по командировке, Налоговым Кодексом Российской Федерации допускается уменьшение суммы уплаты НДФЛ в размере семистам рулей в поездках по России и в размере двух с половиной тысяч для заграничных командировок. А согласно пункту 3 статьи 217 Налогового Кодекса Российской Федерации, расходы на аренду жилья налогом не облагаются и страховые взносы не уплачиваются.

По приезду из командировки сотрудник обязан отчитаться в бухгалтерию обо всех затратах, связанных с работой. Разрешенными расходами могут быть затраты на проживание, питание, проезд, телефонную, телеграфную связь и Интернет. Каждый вид затрат должен быть документально подтвержден, посредством чеков, билетов, квитанций, актов на получение услуг, договора об аренде жилья.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (800) 555-93-50 (Регионы РФ)
+7 (495) 317-12-91 (Москва)
+7 (812) 429-74-51 (Санкт-Петербург)

Каждый ценный специалист отправлялся в командировку, и, наверное, знает о рабочих поездках все. Но существуют такие сотрудники, которых отправили куда-либо впервые. Перед отправкой такому работнику рекомендовано всецело изучить вопрос, связанный с документальным оформлением командировки. Это нужно, чтобы избежать лишних затрат, связанных с неопытностью сотрудника.

В этой статье вы узнали, о том, какие нужны отчетные документы за проживание в квартире посуточно. Если у вас возникли вопросы и проблемы, требующие участие юристов, то вы можете обратиться за помощью к специалистам информационно-правового портала «Шерлок». Просто оставьте на нашем сайте заявку, и наши юристы вам перезвонят.

Читать еще:  Плата за содержание жилого помещения что входит

Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.

Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, можете узнать из нашей статьи.

Варианты найма

Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.

Особенно это касается длительного пребывания.

В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.

Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Документы об оплате

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Отсутствие подтверждения

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Наем у частного лица

Если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.

Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жилплощадь.

О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Для заключения нужны только паспорта сторон.

Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы. В подобных манипуляциях нет нужды. Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и соглашение о съеме жилья в этом городе на всё время действия приказа. Этого хватит даже самому придирчивому бухгалтеру.

Читать еще:  Нормы шума при ремонте в многоквартирном доме

Расходы за проживание в рабочей поездке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья. Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Я сдаю квартиры посуточно — 5. Договоры, налоги, ФМС

Продолжаю раскрывать внутреннюю кухню сдачи квартир посуточно.

В комментариях спрашивали, фотографирую ли я паспорта всех гостей? Нет, не фотографирую. Более того, не со всеми заключаю договора. Только если клиенту нужны отчетные документы, тогда привожу ему кассовый чек и договор с нашей печатью и подписью. Договор отдаем клиенту и все, второй экземпляр себе не подписываем, мне он не нужен. Чаще всего клиент приехал, оставил деньги консьержу, получил ключи и пошел в квартиру. Когда уезжает, оставляет ключи консьержу и все. Да, изредка бывают эксцессы типа разбитого стекла в межкомнатной двери, но для решения этой проблемы фотографирование паспортов не нужно. А крупных проблем за все годы не было. Так проще, чем ездить на каждое заселение.

Налоговая система — упрощенка доходы минус расходы 10%. Доходы это все, что прошло по кассе и приходы на р/с в банке, а расходы все то, что ушло по р/с в банке. У меня вся аренда белая безналом. По другому с арендодателями не работаю. Так что налоговая декларация делается за 10 минут. В пенсионный фонд приходится еще платить, но от этого никуда не деться.

Регистрация иностранцев в ФМС. С самого начала деятельности много лет регистрировал через почту россии. Тот еще ад. Во-первых заполнение кучи пунктов в уведомлении, потом нужно подготовить пакет копий документов: копию моего паспорта, копию договора аренды (с собственником квартиры), копию договора найма (с гостем), копии документов гостя (паспорт, виза, миграционная карта), два заполненных бланка уведомления, опись документов. Потом с этой увесистой пачкой бумажек топаешь в АД Почту России, стоишь очередь из бабушек и покупателей с алиэкспресса. Потом когда доходит очередь до оператора, начинается вторая часть марлезонского балета: «а почему без иностранца пришли?» или «давайте мне оригиналы документов иностранца» или «где свидетельство собственности на квартиру и договор купли продажи». В общем ни разу за сотню регистраций не прошло как по маслу. Проблема в том, что те, кто на почте сидит, вообще не знают закон и процедуру. Более того, руководитель отделения даже ее не знает. Приходилось иногда возвращаться домой, распечатывать закон, список документов и приезжать со скандалом регистрировать. Последнее время просто звонил из отделения на горячую линию ПР, они там хоть своим операторам в отделении рассказывали, что те не правы.

Но на период ЧМ возможность регистрации через ПР отменили. Можно непосредственно в МВД или в МФЦ. С МФЦ проблема в том, что можно только в районном МФЦ это сделать, а там мало того, что дикие очереди из таких же горемык, так и сами работники МФЦ как и на ПР ничего не знают и требуют кучу ненужных для этого документов. В общем один раз зарегистрировал гостя в МФЦ и проклял все. Погуглил какие еще есть варианты и в итоге подключился к системе онлайн регистрации Контур ФМС. Пришлось конечно пройти квест на проверку со стороны МВД. От МВД всего один человек на весь город миллионник, которые ездит проверяет отели и понятное дело перед ЧМ к нему была очередь на пару месяцев. Но ко мне от все-таки доехал. Это было несколько нервно, общение было довольно хамоватое, но в итоге все прошло без проблем, этот человек даже посоветовал как лучше оформить документы, чтобы мне дешевле было подключение. В итоге нормальный, хотя и замученый отельерами мужик оказался. МВД подписали документы о сотрудничестве, Контур выдал электронный ключ, зарегистрировал его в МВД и все. Онлайн регистрация гостей спасла мне нервов в этот ЧМ как минимум лет на 10. Не нужно бегать унижаться в МФЦ. Вся регистрация занимает теперь пять минут — заполнить имя-фамилию гостя, его паспортные данные, номер миграционной карты и приложить фотографии трех его документов. Все. Причем регистрировать можно круглосуточно. После регистрации скачиваю отрывной талон, распечатываю и отдаю его гостю. Минимум проблем и минимум времени. И кстати, дешевле чем ходить даже на почту получается.

Из забавного, связанного с ЧМ. В день, когда приехала куча мексиканцев, случайно оказалось, что дежурила консьержка, прожившая 20 лет на Кубе. Мексиканцы тихо фигели от языкового сервиса, а консьержка была счастлива от возможности поговорить по испански. Мне они потом в отзывах писали длинные благодарственные письма. Вот такое вот везение)

Групповой этап ЧМ плане гостей прошел без заметных проблем, кстати. Был только один умеренно неадекватный гость из Исландии, который устроил практически дебош от того, что в квартире было жарко в момент его заселения и что заранее сплит не включили. Заселяться не стал, прислал гневное сообщение, что «это незаконно» и что он «пожалуется в полицию». Не привык викинг к южному климату видимо 🙂

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector